Das Planen eines einzelnen Tages ist eine schwierige Sache. Plant man über einen Zeitraum hinweg, hat man die Chance Aufgaben aufzuschieben und ist nicht an ein spezielles Datum gebunden. Bei einer Tagesplanung muss hingegen um einiges konkreter gearbeitet werden: Welche Aufgaben möchte ich erledigen? Welche Prioritäten setze ich? Welche Aufgaben kann ich vielleicht sogar delegieren?
Als oberstes Gebot für die Planung ist das der Schriftlichkeit. Nur was aufgeschrieben wird, erzeugt Verbindlichkeit. Dinge im Kopf zu behalten ist meistens flüchtig, weil es immateriell ist.
Ein Tool zum berwerkstelligen dieser Aufgabe ist die sogenannte ALPEN-Methode
- Aufgaben zusammenstellen
- Länge der Tätigkeiten abschätzen
- Pufferzeit für Unvorhergesehenes reservieren
- Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen oder Delegation
- Nachkontrolle
Aufgaben zusammenstellen
Im ersten Schritt geht es darum, alle Aufgaben, die am Folgetag erledigt werden sollen, aufzuschreiben. Fallen mehrere Aufgaben in einen Themenkomplex (beispielsweise Telefonate), kann es auch sinnvoll sein, diese in Blöcken zusammenzufassen, um den Tag eine Struktur zu verleihen.
Länger der Tätigkeiten abschätzen
Nicht selten werden Sie feststellen, dass die Abschätzung der Länge der Aufgaben deutlich macht, dass das verfügbare Zeitpensum nicht ausreichend für die Erledigung sämtlicher Aufgaben ist. Das ist aber überhaupt nicht schlimm, denn auf diese Art und Weise lernt man mit der Zeit, eine realistischere Planung zu konstruieren und kreativer in Sachen Delegation zu werden.
Pufferzeit reservieren
Hätten Sie‘s gewusst? Für eine erfolgreiche Tagesplanung sollte man mindestens 40% Pufferzeit mit einplanen, d.h von einem 10 Stunden Tag dürfen Sie maximal 6 Stunden verplanen.
Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen oder Delegation
Hier hilft Ihnen eine simple ABC-Analyse: A Aufgaben sind wichtig, B & C Aufgaben abnehmend weniger wichtig, letztere sollte man möglichst delegieren.
Nachkontrolle
Trotz sorgfältiger Planung ist es unrealistisch, davon auszugehen, dass man an jedem Tag tatsächlich alle vorgenommenen Aufgaben auch erledigen kann. Deshalb sollten Sie sich Zeit nehmen, um ausstehende Aufgaben zu übertragen und in den Folgetag mit einzuplanen.
