Definition
Kennzahlen sind quantitative Messwerte, die zur sinnvollen und aussagefähigen Verdichtung und Gegenüberstellung der betriebswirtschaftlichen Sachverhalte genutzt werden. Durch ihre zahlenmäßige Erfassbarkeit dienen sie also betrieblichen Informationszwecken. Damit sind sie von großer Bedeutung für die Lenkung und Steuerung eines Unternehmens und somit unentbehrlich für jeden Controller. Um wirklich aussagekräftige Informationen zu ermitteln, benötigen Kennzahlen Vergleichswerte oder einen passenden Kontext.
„If you can’t measure it, you can’t manage it.“[1]
Wesen von Kennzahlen
Die wesentlichen Charakteristika einer Kennzahl sind somit:
- Es sind gemessene Werte,
- die verdichtete Informationen enthalten, und dazu dienen
- Werte in ein Verhältnis zueinander zu setzen, um
- sie miteinander oder einem branchentypischen Richtwert zu vergleichen.
Wozu benötigen wir Kennzahlen?
Kennzahlen informieren auf einfache Weise über die betriebswirtschaftlichen Sachverhalte eines Unternehmens und lassen sich mittels aktueller Zahlen immer wieder schnell berechnen. Durch sie werden gesetzte Ziele also quantifizierbar, messbar und kommunizierbar. Getroffene Vereinbarungen können stichhaltig geprüft werden; was in reinen Prosatexten schwierig nachzuvollziehen wäre, ist nun durch Fakten untermauert. Kennzahlen stärken somit die Objektivität und ermöglichen eine klare Beurteilung der Dinge.
Sie erfüllen somit viele verschiedene Funktionen, wie beispielsweise die:
- Kontrollfunktion: Veränderungen werden durch die messbaren Werte direkt erkennbar, sie eignen sich also hervorragend für einen Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalysen, die dann in die zukünftige Unternehmensplanung miteinfließen können. Denkbar sind auch interne Vergleiche mittels Kennzahlen verschiedener Abteilungen. Man hat beispielsweise die Option Nacht- und Frühschicht anhand der durchschnittlichen Ausschussproduktion oder anderer Kennwerte zu vergleichen und kann so auf eventuelle Mängel schließen. Dementsprechend sind natürlich auch externe Vergleiche durch Kennzahlen anderer Unternehmen der Branche wichtig, um die eigene Position zu erkennen. Ist man in der Lage Wettbewerber anzugreifen oder sollte man sich eher rechtzeitig von einem Markt abwenden, um lukrativere Segmente zu erschließen? Ein beispielhafter Vergleich könnte hier das eigene Umsatzwachstum und jenes der Wettbewerber sein.
- Dies weist allgemein auf die Anregungsfunktion von Kennzahlen hin, denn sie dienen – wie beschrieben – der Erkennung von Auffälligkeiten, was zu einem Handlungsbedürfnis führt.
- Nutzt man Erfahrungswerte oder typische Sollwerte als Vergleichszahl, können Kennzahlen ebenfalls eine Vorgabefunktion einnehmen. Der Abstand oder auch die positive Entwicklung verglichen mit dem Richtwert, ist eine gute Möglichkeit, um den Unternehmensstandpunkt zu durchleuchten und gegebenenfalls gegensteuernde Maßnahmen einzuleiten.
- Ferner erfüllen Kennzahlen eine Aggregationsfunktion. Sie sind in der Lage Sachverhalte zusammenzufassen und zu bündeln, was eine allgemeine Präsentation ermöglicht und Übersichtlichkeit verleiht.
- Die Steuerungsfunktion von Kennzahlen ist dann erreicht, wenn komplexe Steuerungsprozesse durch die Verwendung von Kennzahlen wirklich vereinfacht worden sind und man eine Erleichterung der Betriebsführung erreicht hat.
Diese vorgestellten Funktionen spiegeln eindeutig den Nutzen und die Gebiete der Einsetzbarkeit von Kennzahlen wider. Projektziele und Teilvereinbarungen lassen sich präzise formulieren und sind so leichter zu controllen. Wenn man genau weiß, was erreicht werden soll, fallen Umsetzung und Aufwandsschätzungen leichter. Außerdem können Fortschritte direkt mitgeteilt werden und sind durch eine transparente Entwicklung leicht zu verfolgen. Die Motivation aller Projektmitarbeiter steigt durch die exakte Erfolgsmessung und der genaue Standpunkt vermeidet Missverständnisse innerhalb des Teams. Die Steuerung und Kontrolle – somit das Controlling – der gesamten Aufgabe fällt leichter. In der Praxis dominieren zwar die finanziell geprägten Kennzahlen, doch nicht-finanzielle (z.B. die Kundenzufriedenheit) gewinnen weiter an Bedeutung und werden oftmals ergänzend verwendet, denn sie sind häufig der Grund für gute monetäre Werte.
Differenzierung
Es gibt unterschiedliche Arten von Kennzahlen, durch die man die gesamte Masse in mehrere Klassen unterteilen kann. Zunächst differenziert man – ersichtlich in der folgenden Abbildung – Einzelkennzahlen von Kennzahlensystemen.
Kennzahlendifferenzierung
Einzelkennzahlen
So unterscheidet man bei den Einzelkennzahlen Grundzahlen von Verhältniszahlen, wobei es sich bei Grundzahlen um absolute Mengen- oder Wertgrößen handelt und bei Verhältniszahlen um Quotienten, die aus Grundzahlen gebildet worden sind.
Grundzahlen lassen sich in Einzelzahlen, wie zum Beispiel den Auftragseingang im Vertrieb oder die Menge aller ausgegeben Fondsanteile, in Summen, wie das Eigenkapital, bestehend als haftendem Kapital, Rücklagen und Anleihen, sowie in Differenzen aufteilen. Eine Differenz wird beispielsweise beim Working Capital ermittelt, indem man kurzfristige Verbindlichkeiten vom Umlaufvermögen abzieht.
Die Bedeutung von Grundzahlen ist nicht ohne Weiteres zu erkennen. Sie müssen mit anderen Zahlen verdichtet oder verglichen werden, um eine Bedeutung zu erhalten.
Der Erkenntniswert von Einzelkennzahlen führt zu einer genaueren Einteilung in:
- beschreibende, den Sachverhalt nur aufzeigende Zahlen,
- erklärende, sie erfassen Ursache-Wirkungs-Beziehungen quantitativ und
- vorhersagende Zahlen, die sich auf zukünftige Sachverhalte beziehen.
Ebenso kann man nach Verwendungszweck in:
- Informationszweck, hierbei dienen die Kennzahlen vor allem zur Analyse und Erkenntnisgewinnung und in den
- Steuerungszweck unterteilen. Dieser steht im Vordergrund, wenn Kennzahlen als Vorgaben für die Planung, als Ziele zur Verhaltensbeeinflussung aller Verantwortlichen oder für Kontrollen genutzt werden.
Dagegen können Verhältniszahlen entweder Gliederungs-, Beziehungs- oder Indexzahlen sein. Zweck der Quotenbildung ist es, das große Datenmaterial zu wesentlichen, aussagefähigen Schlüsselkennzahlen zu verdichten, um Zusammenhänge deutlich zu machen.
Bei Gliederungszahlen wird eine Teilmasse einer Gesamtmasse gegenübergestellt, um Anteile zu ermitteln. Dies ist bei der Logistikkostenquote [%] der Fall, bei der die Logistikkosten durch die Gesamtkosten geteilt werden.
Anwendungsgebiete von Gliederungszahlen sind also Aufteilungen (z.B. Umsatz oder Kosten nach Produkt-, Kunden-, oder Ländergruppen), ABC-Analysen oder Bilanzanalysen (z.B. die Vermögens- oder Finanzstruktur).
Durch Beziehungszahlen wird das Verhältnis von einer Zähler- zu einer Nennermasse in Wert oder Menge zum Ausdruck gebracht. Es können entweder Bewegungsmassen, wie der Umsatz oder der Cash-flow sein, oder Bestandsmassen, wie das Personal. Solch eine Kennzahl ist die Fremdkapitalquote:
Indexzahlen beschreiben die zeitliche Entwicklung eines gleichartigen Wertes zu einem Basiszeitpunkt der 100% repräsentiert, wobei die Bezugsgröße möglichst ein durchschnittlicher Wert sein sollte. Zum Beispiel wird die Umsatzentwicklung ersichtlich, indem man den Umsatz der aktuellen Periode durch den Umsatz der Basisperiode dividiert.
[1] Peter Ferdinand Drucker (http://www.4managers.de/themen/kennzahlen/)
(Linda Vollberg)
